Privacyverklaring

PSfm B.V., gevestigd te Amstelveen, (hierna PSfm) is een full-service fieldmarketingbureau voor het boosten van verkoop, merkbeleving en zichtbaarheid van producten en diensten. PSfm neemt privacy zeer serieus en daarmee de omgang met persoonsgegevens en de bescherming van deze gegevens. Hierbij leeft PSfm de toepasselijke wet- en regelgeving na. In deze privacyverklaring staat vermeld hoe wij omgaan met de persoonsgegevens die wij verkrijgen.

Sollicitatie proces

Wanneer u een sollicitatie verstuurt via onze website of per e-mail verwerken wij de volgende gegevens:

• Achternaam, voornaam, telefoonnummer, e-mailadres;
• Persoonsgegevens in het CV document;
• Persoonsgegevens in het sollicitatieformulier.

Deze gegevens gebruiken wij voor de volgende doeleinden:

• Om een kwalitatief kandidatenbestand op te bouwen en in stand te houden voor zolang de sollicitant toestemming geeft, voor de invulling van vacatures die PSfm nu en in de toekomst beschikbaar heeft;
• Beoordeling van de geschiktheid van een kandidaat voor een vacature;
• Contact opnemen met een kandidaat;
• Aanmaken van een digitaal dossier van de kandidaat;
• Versturen naar onze klant, ter beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat voor door PSfm voor de klant uit te voeren werkzaamheden en diensten.

Recruitment proces

Wij verwerken de volgende gegevens van medewerkers met wie wij een arbeidsovereenkomst gesloten hebben:

• De NAW gegevens, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer;
• CV inclusief personalia, opleiding, vaardigheden en arbeidsverleden;
• Het door de kandidaat ingevulde sollicitatieformulier;
• De resultaten van het pre-employment assessment;
• Een kopie paspoort;
• Een ondertekende loonbelastingverklaring.

Deze gegevens gebruiken wij voor de volgende doeleinden:

• Het uitvoeren van een arbeidsovereenkomst en het voeren van een volledige, nauwkeurige en doelmatige personeelsadministratie en personeelsbeleid, rekening houdend met de eisen die de belastingdienst, accountant en wetgeving stelt;
• Beoordeling van de geschiktheid van een kandidaat voor een vacature;
• Contact opnemen met een kandidaat;
• Aanmaken van een digitaal dossier van de kandidaat;
• Uitvoeren van pre-employment screenings;
• Versturen naar onze klant, ter beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat voor door PSfm voor de klant uit te voeren werkzaamheden en diensten;
• Het doen van rapportages en analyses.

• Het versturen van nieuwsbrieven en informatie over PSfm;
• Het voorbereiden en uitvoeren van overeenkomsten met (potentiële) klanten, opdrachtnemers, leveranciers en andere derden;
• Het evalueren en verbeteren van onze dienstverlening.

PSfm hanteert de volgende grondslagen:

• Toestemming;
• Het voorbereiden en sluiten van een overeenkomst;
• Een gerechtvaardigd belang
• Wettelijke verplichting

Wanneer de grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens toestemming is, kan de toestemming altijd worden ingetrokken.

We hebben bepaalde persoonsgegevens nodig om een overeenkomst met u te kunnen sluiten. Indien die gegevens niet worden verstrekt, kunnen wij geen overeenkomst met u sluiten.

Een gerechtvaardigd belang is in ieder geval: het geven van opleidingen, de beoordeling van de resultaten, evaluatie en controle van werkzaamheden en de dienstverlening, het oplossen van een geschil en direct marketing.

PSfm wil een website, die gemakkelijk is in gebruik. Hiervoor analyseren wij het surfgedrag op de website en zo kunnen wij de website beter optimaliseren en vernieuwen. PSfm volgt het gedrag van de bezoekers van onze website.

Wij maken op onze website gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestandje dat met een pagina van een website wordt meegestuurd en via de browser op de harde schijf van de computer, tablet of telefoon wordt opgeslagen. Meer informatie over ons cookiebeleid staat in het cookiebeleid van PSfm op onze website.

PSfm verleent binnen PSfm alleen toegang tot de persoonsgegevens aan medewerkers waarvoor het noodzakelijk is dat zij toegang hebben tot die gegevens uit hoofde van hun functie. Deze medewerkers behandelen deze gegevens vertrouwelijk.

PSfm deelt persoonsgegevens met haar klanten uit hoofde van de overeenkomst die PSfm met hen heeft gesloten. Bijvoorbeeld wanneer PSfm medewerkers inschakelt voor verkoop en promotie werkzaamheden, een merchandising activiteit of op een evenement van de klant.

PSfm deelt persoonsgegevens met derde partijen bijvoorbeeld in het kader van trainingen en e-learnings, in het kader van het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst, of op basis van een wettelijke plicht of een buitengerechtelijke of gerechtelijke procedure.

PSfm schakelt derde partijen in die persoonsgegevens verwerken in opdracht van PSfm, zoals salarisadministratie, hosting van website en IT systemen. PSfm sluit met alle verwerkers van persoonsgegevens verwerkersovereenkomsten af.

PSfm bewaart de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze verwerkt worden en hanteert de volgende bewaartermijnen:

• Vier weken na afloop van een sollicitatieprocedure tenzij uitdrukkelijk toestemming voor het bewaren voor de periode van een jaar is gegeven. Deze periode kan steeds met toestemming voor een jaar worden verlengd;
• Twee jaar na afloop van een arbeidsovereenkomst, tenzij wettelijk een langere of kortere bewaartermijn geldt;
• 10 jaar na afloop van de laatste commerciële overeenkomst met een opdrachtgever of een leverancier of andere derde;
• Voor de bewaartermijnen van cookies wordt verwezen naar de cookieverklaring van PSfm;
• Wanneer de grondslag toestemming is, bewaren wij uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel en zullen wij uw gegevens verwijderen na intrekken toestemming.

U heeft het recht om een verzoek in te dienen en om informatie te krijgen over het al dan niet door PSfm verwerken van uw persoonsgegevens. U kunt een verzoek indienen uw  persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.

Daarnaast heeft u het recht om onder bepaalde omstandigheden, een verzoek tot beperking van de gegevensverwerking aan te vragen of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door PSfm. En u hebt het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om uw persoonsgegevens waarover wij beschikken in een computerbestand naar u of een andere door u genoemde organisatie, te sturen.

Om er zeker van te zijn dat het uw persoonsgegevens betreft, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek. Indien wij niet binnen deze termijn kunnen reageren, laten we u dit weten.

Wij vragen u alle verzoeken gemotiveerd in te dienen via ons e-mailadres: privacy@psfm.nl.

Wanneer u een klacht heeft over onze verwerking van uw persoonsgegevens stellen wij het op prijs indien u dit ons laat weten, zodat we samen tot een passende oplossing kunnen komen. Ook dit kan via het bovenstaande e-mailadres.

U heeft het recht een klacht over de verwerking van persoonsgegevens door PSfm in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

PSfm B.V.
Schweitzerlaan 48
1187 JD  Amstelveen
+31 20 426 03 00
privacy@psfm.nl

PSfm kan wijzigingen aanbrengen in de privacyverklaring. Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast in februari 2021.